از پیش می‌دانیم كه موارد مشخصی برای اطلاع‌رسانی به پیمانكاران برای تضمین آگاهی كاركنان (گام 4-4 را نگاه كنید) وجود دارد. با اینحال سهامداران گوناگون و شریكان ذینفع دیگری می‌توانند وجود داشته باشند كه با مدیریت انرژی، مدیریت زیست‌محیطی یا مدیریت پایدار و عملكرد سازمان شما در ارتباط باشند.
یك تصمیم كلیدی كه باید در طول مدت پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی گرفته شود این است كه نحوه ارتباطات سازمان با ذینفعان خارجی درباره خط‌مشی انرژی، سیستم مدیریت انرژی و عملكرد انرژی خودچطور و چگونه خواهد بود.
با توجه به رشد ملاحظات اجتماعی و عمومی، علایق مشتریان و سهامداران به عملکرد توسعه پایدار و علایق جهانی در جهت رهبری توسعه پایدار، بسیاری از سازمان ها تصمیم به ارتباطات و اطلاع رسانی فعالانه در خصوص سیاست های انرژی و زیست محیطی، اهداف کلان، خرد و نتایج حاصله خود گرفته اند. سایر سازمان ها از رویکرد واکنشی و در قبال درخواست اطلاعات و بصورت موردی اطلاع رسانی می کنند.
برای تصمیم‌گیری درباره اینكه آیا در مورد خط‌مشی انرژی، سیستم مدیریت انرژی و عملكرد انرژی به خارج اطلاع‌رسانی شود یا خیر موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا خط مشی انرژی شما درون خط مشی سیستم مدیریت دیگری كه برای عموم قابل دسترسی باشد، ادغام شده است؟ در اینصورت ممكن است پیش از این یك تصمیم بالفعل جهت اطلاع‌رسانی خط‌مشی انرژی شما وجود داشته باشد.
- آیا الزامات قانونی قابل اجرا یا الزامات نظارتی مرتبط با استفاده، مصرف یا كارایی انرژی شما وجود دارد كه گزارش‌دهی اطلاعات یا داده‌های خاصی را به سمت‌های دولتی یا سایر سمت‌های نظارتی الزامی كند؟ در اینصورت این الزامات نوعی از اطلاع‌رسانی خارجی است كه مشمول سیستم مدیریت انرژی می‌گردد، مگر اینكه تحت سیستم مدیریت دیگری درون سازمان شما به آن اشاره شده باشد.
- آیا الزامات اختیاری یا سایر الزامات (مقررات و آیین نامه ها) انرژی كه سازمان شما جهت گزارش اطلاعات یا داده‌های ویژه ای به شركای خارجی، مانند انجمن محلی یا مدیر برنامه‌های داوطلبانه متعهد شده است، وجود دارد؟ برای مثال بسیاری از برنامه‌های تشخیص داوطلبانه برای انرژی، زیست‌محیطی یا عملکرد پایدار نیاز به ارائه یك گزارش عملكرد سالیانه دارند.
- آیا خط‌مشی‌های شركتی یا خط‌مشی‌های یك سازمان مادر كه باید در تصمیم‌گیری مرتبط با اطلاع‌رسانی‌های خارجی درباره سیستم مدیریت انرژی لحاظ شود، وجود دارد؟ در اینصورت، اطمینان حاصل كنید كه آنها نظرات مناسبی را در اختیار شما می‌گذارند.
برای توسعه روشی (یا طرحی) برای اطلاع‌رسانی خارجی فعال، مخاطبان و اهداف اطلاع‌رسانی خود را شناسایی كنید. سپس، تعیین كنید كه چه اطلاعاتی باید در اختیار سایرین قرار بگیرد، چه افرادی وظیفه اطلاع رسانی را بر عهده دارند، چه مكانیزم‌ها یا محیط‌هایی به كار گرفته خواهد شد، اطلاع رسانی در چه مواقعی انجام شده و از چه زمانی آغاز خواهد شد.
طرح‌ریزی برای اطلاع‌رسانی خارجی، خواه فعال یا منفعل باشد، شامل تخصیص مسئولیت‌ها و سمت‌ها جهت پاسخگویی به اطلاع‌رسانی‌های خارجی از انواع خاصی از سهامداران یا شركای ذینفع می‌شود. برای مثال، اغلب اوقات مدیر مسئول پیروی از مقررات و مسئول پاسخگویی به پرسش‌ها یا بازدیدهای ناظران دولتی از سایت است. نماینده مدیریت انرژی معمولاً كسی است كه مسئول پاسخ به پرسش‌ها پیرامون خط‌مشی سازمان یا استفاده‌های بارز انرژی است.