استقرار سیستم مدیریت انرژی را در چارچوب یک پروژه تعریف و تصویب کنید. به عنوان یک موضوع عملی، ایجاد و اطلاع‌رساني يك پروژه در به موفقیت رسیدن سيستم مديريت انرژي مهم است. برای اینکه پروژه مطلوب و از نظر فنی و اقتصادی توجیه داشته باشد، لازم است جنبه‌های مثبت و سودآور سیستم مدیریت انرژی تشریح گردد تا سازمان در جهت اجرای آن تلاش نماید. توصیه می‌شود که افراد کلیدی که علاقه‌مند هستند و مزایای پیاده‌سازی سیستم مدیریت انرژی را درک می‌کنند؛ در تهیه و جمع بندی مطالب موردنیاز برای به‌دست‌آوردن حمایت اولیه سازمان شرکت کنند. به دست‌آوردن توجه و حمایت مدیریت ارشد بسیار مهم است. مدیریت ارشد در صورتی دستور اجرای سیستم مدیریت انرژی را می دهد که منجر به اثرات مثبت و موفقیت‌های کسب‌ و‌ کار سازمان گردد.

اطمینان از تعهد مدیریت ارشد. هنگامی که مدیریت ارشد براساس منافع طرح تصمیم به حرکت رو به جلو مي‌گيرد، بايد سازمان تعهدات خود را با فراهم کردن راهبری سیستم و منابع مورد ‌نیاز برای توسعه، پیاده‌سازی، بهره‌برداري و بهبود مستمر سیستم مدیریت انرژی نشان ‌دهد. مدیریت ارشد مسئول توسعه خط‌ مشی انرژی سازمان است و براساس آن نسبت به اهمیت انرژی در طرح‌های استراتژيک و اهداف کلان در تمامی سطوح سازمان اطلاع رسانی می‌گردد. لازم است مدیریت ارشد، یک نفر را به عنوان نماینده مدیریت انرژی تعیین کند که به طور کلی مسئول بهبود، پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت انرژی باشد. نماینده مدیریت باید مرزها و دامنه‌ سیستم مدیریت انرژی و ساختار سازمانی مدیریت انرژی، کارگروههای راهبردی و فنی را با هماهنگی مدیریت ارشد ایجاد کند. به‌طور معمول، باید گروهی مشتمل بر مجموعه‌ای متنوع از مهارت‌ها و دیدگاه‌های مربوط به بهبود و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت انرژی موثر و موفق ایجاد گردد. فرآیند اطلاع رسانی از سیستم مدیریت انرژی در سراسر سازمان و ترویج مشارکت برای بهبود مستمر در سازمان از دیگر مواردی است که مدیریت ارشد باید بر آن تاکید داشته باشد. مدیر ارشد با بازبینی منظم سیستم و فراهم کردن منابع لازم برای اجرای الزامات سیستم مدیریت انرژی، از بهبود مستمر آن حمایت می‌کند.

پیاده سازی و تعیین ساختار سیستم مدیریت انرژی. نماینده مدیریت و گروه انرژی براساس دستور مدیریت ارشد، طرح توسعه و پیاده‌ سازی سیستم مدیریت انرژی را عملیاتی می نمایند. این طرح چارچوب زمانی کلی برای پیاده ‌سازی، اهداف و اولویت‌های سازمان و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های مدیریت (در صورت وجود نظیر ISO9001 ، ISO14001 و ...) را در‌ بر می‌گیرد. این بخش همچنین منابع در ‌دسترس و تعیین مسئولیت‌ها را بیان می کند. رویه های ارتباطی برای توسعه وظايف گروه، فراهم کردن دستورالعملهای لازم، چگونگی پشتیبانی از اقدامات و روشهای بررسی پیشرفت و ارائه گزارشهای لازم از وضعیت استقرار در این مرحله مشخص می شوند. اطلاعات باید در هر دو جهت مدیریت ارشد و کارکنان سازمان منتقل گردد آگاه‌ سازی و اطلاع رسانی شامل اشتراک گذاری موفقیت‌ها در سراسر سطوح سازمان است. اين امر مشاركت و همکاری مداوم را در پياده‌ سازي سیستم مدیریت انرژی به دنبال خواهد داشت.

درک مستندسازی سیستم مدیریت انرژی، موضوع مهم دیگر در شروع پیاده ‌سازی سیستم مدیریت انرژی، درک نقش مستندات و سوابق در سیستم‌ها و تصمیماتی است که سازمان باید در مورد مستندات سیستم مدیریت انرژی اتخاذ كند. تصور اشتباه رایجی پیرامون مستندات مورد‌ نیاز برای یک سیستم مدیریت انرژی بر پایه استاندارد وجود دارد که بر تولید و نگهداری تمامی مدارک و مستندات انرژی و ایجاد بروکراسی های اداری غیر موثر و ناکارمد تاکید دارد. ولی آنچه مشخص است عدم داشتن رویکرد بهبود کارایی در سازمان، سبب افزایش مصرف انرژی و منابع سازمان می گردد. در واقع تعداد کمی از مدارک و مستندات انرژی مورد‌ نیاز است و سازمان باید نه تنها انعطاف زيادي داشته باشد بلكه باید مسئولیت تعیین مستندات و سوابق موردنیاز برای سیستم مدیریت انرژی را نيز دارا باشد.