بسیاری از سازمان در حال حاضر دارای سیستم مدیریت انرژی بوده و هر ساله با عدم انطباق هایی جزئی گواهینامه خود را تجدید می کنند. اکنون و پس از چند سال از استقرار سیستم می توان پرسید: آیا استقرار سیستم مدیریت انرژی برای سازمان مفید بوده است؟ چه میزان صرفه جویی انرژی در این مدت حاصل شده است؟ آیا آگاهی عمومی و فرهنگ سازمانی در حوزه انرژی تقویت شده است؟ آیا تیم انرژی و سایر ارکان سازمان بصورت مداوم از سیستم مدیریت انرژی استفاده می کنند یا فقط حجم کاری اضافه در زمان ممیزی شخص ثالث برای مدیر انرژی و سایر همکاران جهت مستند سازی و سابقه سازی ایجاد می کند؟ آیا روش های تدوین شده متناسب با فعالیت سازمان هستند؟ پاسخ به این سوال و مواردی از این دست نیاز به نگهداری و بهبود مستمر سیستم دارد که خدمات آن تحت عنوان بستههای خدمات مدیریت انرژی طلایی، نقرهای و برنزی ارائه می شوند.
بسیاری از سازمان ها نیز در حال حاضر در حال انجام مطالعات اولیه و تعریف دامنه و شرح کار برای اجرای پروژه استقرار سیستم مدیریت انرژی بوده و یا در مرحله انتخاب مشاور هستند. برخی دیگر فعالیت های ابتدایی اجرای پروژه را شروع و قرارداد استقرار را با مشاور مورد تایید خود منعقد نموده اند. در هر صورت در هر سازمان، دو عامل در اثربخش بودن پروژه برای سازمان و اجرای درست آن نقش اساسی دارند:
- آموزش: آموزش درست مفاهیم فنی و مدیریتی سیستم مدیریت انرژی نقش تعیین کننده ای در اجرای موثر آن دارد. در واقع آموزش صحیح افراد تصمیم گیر و مجری در پروژه و همچنین افراد موثر بر مصرف انرژی سازمان مهمترین بخش اجرای پروژه استقرار سیستم مدیریت انرژی می باشد.
- تسلط بر دامنه کار و اقلام قابل تحویل:
- در زمان تعریف شرح کار سیستم مدیریت انرژی به چه نکاتی باید توجه نمود؟ گستردگی و تنوع فعالیت های سازمان و مصارف حامل های مختلف انرژی در سازمان چگونه در تدوین شرح کار مدنظر قرار می گیرند؟ در سازمان تولید برق و بخار انجام می شود، نحوه برخورد با آن به چه صورتی است؟ آیا برای تداوم بهبود مستمر در سیستم، اجرای پروژه ممیزی فنی مورد نیاز است؟ برآورد هزینه و زمان اجرای کار چقدر است؟ مشاوران با صلاحیت چه مشخصه ها و منابعی باید داشته باشند؟ و سوالاتی از این قبیل از ابتدا در یک پروژه مدیریت انرژی وجود دارند.
- در زمان اجرای پروژه و در سازمان هایی که از خدمات مشاور استفاده می کنند، چه فعالیت هایی توسط مشاور و چه فعالیت هایی توسط سازمان و چگونه باید انجام شوند؟ اقلام قابل تحویل کدامند؟ آیا شاخص های عملکرد انرژی در نظر گرفته شده برای سازمان مناسب هستند؟ آیا عوامل موثر بر مصرف انرژی بشکل درستی شناسایی شده اند؟ آیا خط مبناهای انرژی درک شده و بر مبنای اندازه گیری و تحلیل مصارف بدست آمده اند؟ مصارف بارز انرژی (SEU) بر اساس چه روشی شناسایی شده اند؟ آیا اهداف تعیین شده قابل دستیابی بوده و تحلیل شکاف بصورت درستی انجام شده است؟ آیا برنامه تدوین شده برای واحد انرژی و لیست اقدامات صرفه جویی انرژی اولویت بندی شده اند؟ و سوالاتی از این قبیل.
- برخی از سازمان های متوسط و کوچک در اجرای پروژه استقرار سیستم از نیروهای داخلی شرکت استفاده می کنند. این نیروها که عمدتا در بخش های دیگر سیستم های IMS دارای مهارت هستند، چقدر توانسته اند مفاهیم فنی سیستم مدیریت انرژی را درک نمایند و تا چه حد مسیر در حال اجرا توسط آنان مناسب است؟ آیا مسیر درست است یا منابع، وقت و پول سازمان در یک فعالیت غیر اثربخش که در نهایت تبدیل به یک گواهینامه کاغذی و نه بیشتر می گردد، در حال خرج شدن است؟
عدم پاسخ درست و منطقی به این سوالات باعث می شود دیدگاه های کارفرمایان با مشاوران فاصله عمیقی داشته باشد بگونه ای که در انتهای کار سازمان احساس کند به اهداف خود نرسیده است و از سوی دیگر مشاور احساس کند فعالیت هایی بیش از شرح کار پروژه انجام شده است. آنچه که بسیار پر اهمیت است دانش و توانایی کارفرما در تحویل گرفتن کار و احاطه آن بر اقلام مورد تحویل در پروژه است. در این موارد EnMS پیشنهاد می نماید تا مطابق با شرح خدمات بارگذاری شده و براساس خدمات آموزشی مدون اقدامات بعمل آید.
بسته های خدمات سیستم مدیریت انرژی بر مبنای نیازهای سازمان های مختلف و بگونه ای طراحی شده اند که به سازمان و مدیران انرژی کمک نماید تا علاوه بر درک درست مفاهیم استاندارد، اجرای پروژه اثربخش و منجر به صرفه جویی انرژی داشته باشند.
سه بسته طلایی، نقره ای و برنزی با توجه به مقیاس و اندازه های سازمان ها، بزرگی و ساختار واحد انرژی، ماهیت سازمان و میزان مصارف سالانه انرژی آن تدوین و قابل ارائه هستند. این بسته ها بصورتی طراحی شده است تا با آموزش صحیح، تمامی وجوه فنی و مدیریتی سیستم مدیریت انرژی تشریح شده و علاوه بر آن سازمان ها می توانند شرح کار و نیازمندی های خود را منطبق بر نیازها و مقیاس سازمان و بصورت درست تدوین نموده و با تسلط بر اقلام قابل تحویل، اجرای صحیح و اصولی پروژه را جهت دستیابی به اهداف متعالی سیستم مدیریت انرژی تضمین نمایند. شرح خدماتی که در هر بسته ارائه می شود در ادامه آورده شده است.